ZAŠTO JE BLUEBEAM AS U RUKAVU ZA ONE KOJI SE BAVE ADMINISTRACIJOM?

13.05.21 01:50 PM By Anita

Dokumentacija, papiri, računi i administracija. Pomisao od koje nam se muti u glavi. Iako je često zamorna, administracija je postupak putem kojeg se dobrom koordinacijom može postići maksimalna učinkovitost i produktivnost pri postizanju planiranih ciljeva tvrtke i projekta. 


Iako je Blubeam softver koji je primarno namijenjen AEC industriji i omogućava jednostavno upravljanje građevinskom projektnom dokumentacijom i izvještajima, u ovom blog intervjuu ispričat ćemo vam zbog čega je Bluebeam as u rukavu za sve osobe koje se bave poslovima administracije, dokumentacije i arhivistike te uprave i javnih nabavki.

administracija_baldinistudio
Ana Marendić je office managerica u Baldinistudiju, te je zadužena za sve organizacijske i administrativne 
procese u našem uredu. 
Upitali smo je par pitanja o tome zašto ona svoj dan ne može zamisliti bez Blubeama i kako ga  koristi. 
Ana Marendić je office managerica u Baldinistudiju, te je zadužena za sve organizacijske i 
administrativne procese u našem uredu.  Upitali smo je par pitanja o tome zašto ona svoj dan ne može zamisliti bez Blubeama i kako ga  koristi. 

Od kada si krenula raditi u Bluebeam-u?


Bluebeam softver koristim od početka svoga rada u Bladinistudiju, što je sada već nešto više od godinu dana.


Koliko ti je vremena bilo potrebno da savladaš sučelje i kako si učila raditi u softveru?


Moram priznati, da iako se nikada prije nisam susrela sa sličnim softverom (osim donekle sličnosti s Microsoft officom) brzo sam savladala osnovne alate, a s vremenom sam otkrila i mnogo drugih značajki kojim brzo rješavam sve prepreke papirologije. Bluebeam je dosta intuitivan, a kada je potrebno nešto novo naučiti korisni su YouTube videi koji su dosta razumljivi. A pored toga uvijek postoji i metoda „pokušaj - pogreška“ s kojom puno naučite. 

Kako ti zapravo koristiš Bluebeam u svojim svakodnevnim administrativnim poslovima?


Evidentiranje ulaznih dokumenata je najčešći razlog korištenja Bluebeama. Tu zapravo koristim opciju stamp kojom kreiram automatski pečat i svoj digitalni potpis. Zamislite da svaki dokument moram printati, potpisivati, pa opet skenirati i uređivati. Jednim klikom sve riješim, a uz to mi je dodana i opcija dinamičkog datuma, koja generira trenutni datum.

Pored toga, uređivanje i sitne prepravke teksta u pdf dokumentima su također česti zadaci koji se vrlo jednostavno riješe u Bluebeamu. S obzirom na to da je softver direktno povezan s Wordom, unutar par klikova mogu konvertirati pdf dokument u word ili excel file i obrnuto.



Često te vidimo kako skeniraš različite dokumente, može li ti pomoć Bluebeam u tome?


Naravno. Integriran je alat, kojim mi se skenirani dokumenti automatski pojavljuju u Bluebeamu tj. sam softver mi je alat za skeniranje. I ono što mi je najbolje, skenirani dokument mogu odmah uređivati i spremiti kao PDF, .jpg. ili word dokument. Inače bih mogla imati samo .jpg dokument s kojim nemam toliku moć manipulacije.


Što zapravo znači, da skenirani dokument možeš odmah uređivati?


Mnoštvo toga. Imam mogućnost opcije Merge gdje mogu složiti više različitih dokumenata, ne samo skeniranih, već i digitalnih, u jedan dokument.

Mogućnost opcije Insert Page omogućava mi da ubacujem u digitalne dokumente dodatne stranice, kada mi je potrebno da napišem neke dodatne podatke ili bilješke. Dok opcijama Split i Extract mogu jedan dokument razdvojiti na više dokumenata. A i moguće je manualno dopisivanje slova, prepravljanje tipfelera i slično.


Kakvi su tvoji generalni dojmovi  i iskustvo Bluebeam-a, nakon godinu dana korištenja softvera?


Prije bih sve ove mogućnosti, koje sam prethodno nabrojala, radila putem nekih online alata koje bi morala tražiti pojedinačno. Takvi online alati često onemogućavaju rad s većom količinom dokumenata ili ostavljaju nepoželjni watermark na dokumentima. Sve to mi je u Bluebeamu neograničeno i jednim klikom rješivo, a postojanje i online clouda mi omogućava da brzo dostavim sve dokumente kolegama.


Jednostavno, veliko je olakšanje. Intuitivan i jednostavan za korištenje. Zapravo jedno veliko otkriće, obzirom da imam preko 10 godina iskustva u radu s administracijom, znam se često našaliti, da ni ne znam kako sam radila i živjela prije Bluebeama.



Kako se ja mogu okušati s radom u Bluebeamu?

Ukoliko tek počinjete s radom u Bluebeamu, imate nekoliko mogućnosti:

1.  Preuzmite besplatni 30-dnevni trial na svoje računalo.

2. Pogledajte snimku našeg webinara Razmjena projektne dokumentacije.

3. Javite nam se za osobnu prezentaciju ili custom-made trening na info@baldinistudio.hr

Javite nam se